Înregistratorul șterge singur imaginile vechi, dar asta nu înseamnă că ai o politică de păstrare. Politica spune clar cât timp se păstrează imaginile, cine le poate vedea și ce se întâmplă cu clipurile salvate pentru un incident.
Regula de bază: maximum 30 de zile
Pentru monitorizarea video la locul de muncă, Legea 190/2018 (art. 5) prevede că durata de stocare trebuie să fie proporțională cu scopul, dar nu mai mare de 30 de zile, cu excepția situațiilor reglementate expres de lege sau a cazurilor temeinic justificate.
Ce înseamnă „caz temeinic justificat”
De exemplu, un incident pentru care ai depus o plângere la Poliție, o reclamație de daune sau o dispută cu un angajat. Clipul relevant poate fi păstrat cât durează procedura, dar trebuie notat motivul și persoana care a decis.
Modelul
POLITICA DE PĂSTRARE A ÎNREGISTRĂRILOR VIDEO [Denumirea firmei], [locația] 1. Scop Înregistrările video sunt folosite pentru prevenirea pierderilor, protecția bunurilor și siguranța persoanelor. 2. Durata de păstrare Înregistrările se păstrează cel mult 30 de zile și se șterg automat după acest termen. 3. Excepții Clipurile legate de un incident (furt, lipsă la casă, reclamație, accident) pot fi salvate separat, cu aprobarea [funcția], pe durata procedurii (plângere, dosar de daună, cercetare disciplinară). Pentru fiecare clip salvat se notează: data, motivul, persoana care a aprobat și data până la care se păstrează. 4. Accesul Au acces la înregistrări doar: [funcții / persoane]. Fiecare accesare se notează în registrul de acces. 5. Transmiterea către terți Înregistrările se transmit doar autorităților (Poliție, instanță) sau asiguratorului, pe bază de solicitare scrisă, și se notează în registru. 6. Ștergerea La expirarea termenului, clipurile salvate se șterg, iar ștergerea se notează în registru. 7. Responsabil Responsabil de aplicarea politicii: [nume, funcție, contact]. Data aprobării: ____/____/______ Aprobat de: ____________________
Cum o aplici zi de zi
- Setează înregistratorul să suprascrie automat imaginile mai vechi de 30 de zile.
- Ține un registru simplu pentru clipurile salvate și pentru accesări.
- Revizuiește lunar clipurile salvate și șterge-le pe cele care nu mai sunt necesare.
Politica de păstrare face parte din documentele pe care le pregătim la pornirea colaborării, alături de informarea angajaților și DPIA. Vezi și checklist-ul GDPR.
Modelul este orientativ și trebuie adaptat situației firmei tale. Nu reprezintă consultanță juridică.
Întrebări frecvente
Pot păstra mai mult de 30 de zile toate înregistrările, pentru siguranță?
Nu. Păstrarea generală peste 30 de zile nu este permisă pentru monitorizarea la locul de muncă. Doar clipurile legate de incidente concrete pot fi păstrate mai mult, cu motiv scris.
Trebuie să notez cine se uită la înregistrări?
Este o bună practică și te ajută să demonstrezi că accesul este controlat, așa cum cere principiul responsabilității din GDPR.
Vezi și: Farmacii · Retail și supermarketuri · Calculatorul de pierderi
Vrei să afli cifra reală din afacerea ta?
Cere o demonstrație
